Tổ chức cuộc họp hiệu quả với “phương pháp 5P”

Hiiii, xin chào mọi người, Phương Nghi đã trở lại rồi đây. Không để mọi người đợi lâu, Phương Nghi sẽ mang đến cho mọi người một topic cực kì hay ho mà Phương Nghi rất nóng lòng muốn chia sẻ. Nhưng trước tiên , chúng ta cùng điểm qua một số câu hỏi nhé

• Câu hỏi 1 : Một ngày bạn dành bao nhiêu thời gian cho những cuộc họp ?
• Câu hỏi 2 : Những cuộc họp diễn ra với thời lượng như thế nào ?
• Câu hỏi 3 : Bạn cảm thấy như thế nào trong quá trình tham gia các cuộc họp ?
• Câu hỏi 4 : Bạn đã chuẩn bị gì trước khi tham gia cuộc họp ?

Những cuộc họp thực sự rất quan trọng, chúng giúp chúng ta có thể cùng nhau trao đổi và thống nhất ý kiến chung , để mọi ngươi đều nắm được thông tin. Nhưng nếu họp không định hướng hoặc mục đích, thời lượng cụ thể, sẽ gây ra sự xao nháng, lãng phí thời gian và có thể gây ra những hậu quả về sau, làm xuống motivation của các thành viên trong team.

Nếu thời lượng dành cho các cuộc họp trong ngày của bạn nhiều, và bạn cảm thấy bị quá tải hay bị lãng phí thời gian tham gia cuộc họp, hãy cùng tìm hiểu ngay phương pháp 5P này để có thể tạo ra một cuộc họp hiệu quả và tránh lãng phí thời gian nhé

Phương pháp 5P bao gồm những thành phần nào?

Họp là phương pháp trao đổi trực tiếp các vấn đề với nhau để cùng làm rõ vấn đề. Phương pháp 5P cung cấp một khuôn khổ cho các nhà quản lý để đưa ra các quyết định tốt nhất, hiệu quả và phù hợp nhất cho một quy trình tạo ra giá trị, tập trung vào các chức năng quản lý để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.

Các yếu tố cấu thành của mô hình 5P là:

• Purpose - Mục đích
• Product - Sản phẩm
• Participants - Thành phần tham dự
• Process - Quy trình
• Probable issues - Các vấn đề có thể phát sinh

 What is each "P"?

Purpose (mục đích)

Một cuộc họp dù ngắn hay dài cần có một mục đích cụ thể Thay vì "Bàn về dự án ABC" Hãy cố gắng đạt mục đích gần nhất có thể đạt được qua từng cuộc họp Ví dụ: "Thống nhất các ứng dụng để quản lí dự án ABC"

Product - Sản phẩm

Sau một cuộc họp , ai trong chúng ta cũng cần nhận được và thống nhất một kết quả chung để tiến hảnh; nên mục đich càng rõ ràng , thì "sản phẩm" tạo ra sẽ càng cụ thể và rõ nét

Participants - Thành phần tham dự

Chúng ta cần đánh giá xem những ai sẽ tham gia cuộc họp, hãy tạo điều kiện để mọi người cùng tham gia họp và chia sẻ với nhau. Nhưng, cần đánh giá ai là người cần tham gia . Ví dụ "bàn về chuyển đổi từ ReactJS lên Nextjs", nhưng lại include cả 1 anh design vào, thì sự tham gia của anh design gây lãng phí thời gian và anh ấy cũng không nhận lại được gì trong cuộc họp Còn nếu include thiếu người liên quan cần tham gia ,thì lại có thể gây ra sự có thiếu thông tin, không cập nhật được thông tin Cần làm gì trước cuộc họp :

• Chuẩn bị giấy bút/ dụng cụ ghi chép
• Chuẩn bị các tài liệu liên quan cho mục đích cuộc họp
• Ghi chép lại trong quá trình diễn ra cuộc họp
• Đặt câu hỏi ngay lúc thắc mắc để cùng làm rõ vấn đề

Process - Quy trình

Để có thể dẫn dắt một cuộc họp đi đúng hướng để thu được kết quả thống nhất, chúng ta cần có qui trình Đầu tiên và qui trình chuẩn bị, tiếp theo là qui trình diễn ra cuộc họp Trước mỗi buổi họp cần chuẩn bị sẵn về thiết bị và con người để phục vụ cho cuộc họp; Trong quá trình cuộc họp diễn ra , gồm bao nhiêu phần , thời gian cụ thể cho mỗi phần là bao nhiêu cũng cần được làm rõ để có thể quản lí thời gian hiệu quả nhất có thể, đây sẽ là Agenda của cuộc họp

Probable issues - Các vấn đề có thể phát sinh

Những phát sinh thường khó lường, nhưng chúng ta có thể kiểm soát được những phát sinh phổ thông nhất như:

• • Thiếu người tham gia
  • Các lỗi về thiết bị( máy tính , máy chiếu, loa, link meeting online ( nếu online event)
  • Thời gian tranh luận không đủ, có mâu thuẫn : trong trường hợp này người điều phối nên tổ chức 1 meeting khác để giải quyết, tránh làm mất thời gian của một tập thể

Lợi ích của phương pháp 5P

Đầu tiên là sự minh bạch

Khi bạn biết được mục đích cụ thể của buổi họp, bạn sẽ không cảm thấy "lạc lõng" và có thể chuẩn bị để đóng góp ý kiến, cùng xây dựng "sản phẩm chung", gia tăng mức độ teamwork

Sau cuộc họp có một "mục tiêu" chung để triển khai

Thông tin minh bạch , các thành viên tham gia cuộc họp đều nắm được nội dung và mục tiêu sau buổi họp

Tránh lãng phí thời gian và tài nguyên con người

Góp phần dùng đúng người đúng việc, công việc được phân chia cụ thể, rõ ràng, giảm áp lực công việc

Gia tăng động lực của các thành viên

Khi mọi thứ được rõ ràng , mọi người được minh bạch thông tin chung , mục tiêu chung , động lực tham gia cuộc họp sẽ được gia tăng Tinh thần đóng góp ý kiến cũng theo đó tăng lên, góp phần cải tiến hiệu suất làm việc của team

Một ví dụ

Purpose :  Thống nhất cách triển khai CI/CD cho dự án

Product: CI/CD

People: Backend team, Tech lead

Process: 

1. List các phương pháp (10 mins)
2. Đánh giá ưu nhược điểm (15 mins)
3. Giải lao 5 mins và tự đánh giá
4. Voting ( 5 mins)
5. Tổng kết (5 mins)

Probable issues

• Chi phí cao
• Số lượng người nhận nhiệm vụ chính thiếu
• Số lượng vote của các option bằng nhau
• Cuộc họp phụ sẽ bị phát sinh do không thống nhất được ý kiến

Kết

Cảm ơn mọi người đã đọc , hẹn gặp lại mọi người ở các blog sau!

Note: Phương pháp này được giới thiệu trong cuốn The 5 P's For a Perfect Meeting của tác giả Elizabeth J Tucker

Elizabeth J Tucker (Author)